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団体運営知恵袋

以前ナンバーゼロに掲載した、団体運営に役立つ情報をまとめました。

総会開いてますか?

任意団体も総会を開きましょう。総会といっても、特別な会場を借りる必要はありません。
少人数なら、メンバーの自宅、市内各地にある支援拠点のフリースペースなどを利用してもいいでしょう。

総会で何を話し合うの?
前年度の事業報告、決算報告、新年度の事業計画、予算などについて、役員など担当者が議案ごとに説明し、質疑応答、承認を取ります。会則、定款などにある総会のルール(開催に必要な出席数、承認に必要な会員数など)で進めましょう。
<総会議案例>必要な資料をつけた、総会資料を作ります。
議案第1号  平成24年度事業報告(事業報告書)
議案第2号  平成24年度会計報告(決算書・会計監査報告)
議案第3号  平成25年度事業計画(事業計画案)
議案第4号  平成25年度予算計画(予算案)
議案第5号~ 役員改選、定款変更など、必要に応じて。

総会までの流れ
~1か月前  会計・事業報告をまとめ、会計監査を実施、総会資料(議案)を作成
~3週間前  総会資料、議案書、出欠届(委任状付き)をメンバーに送付
~1週間前  出欠届締切

NPO法人は総会後に書類の提出が必要です
事業年度終了後2カ月以内に資産の総額の変更の登記(変更があった場合)、3カ月以内に事業報告書等を川崎市などの所轄庁に提出の必要があります。総会が終わり、ほっと一息つきたいところですが、期限内にお忘れなく。

情報を発信しよう

市民活動団体(NPO法人を含む)やボランティアグループは、
総会も開催し、年度計画が固まり、活動や事業がスタートする時期になりました。
共感者や支援者、団体メンバー、事業やイベントの参加者を増やすため、団体の情報を積極的に発信しましょう。
支援者獲得につながる、信頼度アップにも効果が期待できます。
また、役員や連絡先の変更など、対外的な情報はこまめに更新しておきましょう。

普段、活動の広報にはどんな方法・ツールを使っていますか?
パンフレット、チラシなどの紙媒体は、手軽に作成でき、活動の内容が一目でわかり、持ち帰れる、郵送等で相手の手元に届けられるという利点がある一方、紙面に限りがありますし、印刷費、送料などの経費がかかります。
ホームページは、詳細を掲載でき、インターネットが使える場所ならどこでも情報が受け取ることができます。情報の変更も瞬時にできますので、いつも最新の情報を提供することができます。フェイスブック、ツイッターなどのSNS(ソーシャル・ネットワーク・サービス)は、発信・受信の双方向に使える新しいツールです。今まで知らなかった人や団体とつながることもできます。インターネットの情報発信は、トラブルを防ぐため、ある程度の知識を持ち、団体内で使い方のルールを決めておくといいでしょう。

規約・会則を作ろう

NPO法人には定款が必須ですが、任意団体は、特に必要を感じなければ規約なしで活動をしていることもあるでしょう。
規約を作るときに、メンバーで団体の目的や運営について話し合うため、メンバー同士の意思統一にもなりますし、
規約を持ち、規約通りに運営されている団体は信頼度もアップするという利点があります。
また、規約はいろいろな場面で提出を求められることがあります。必要になったときにあわてないためにも、
規約を作っておきましょう。
規約についてのご質問、ご相談がありましたら、かわさき市民活動センターの市民活動相談へどうぞ。
火・土の14:30~16:30は相談員が、それ以外は職員が対応します。

規約提出が必要なとき
公的機関等で団体登録をするとき(当センターの施設利用登録にも必要です)
口座の開設
助成金申請
ボランティア保険などの申請
後援名義申請

規約の一般的な構成
第1章 総則 名称、目的、事業などを記載します
第2章 会員 会員資格、入会方法、入会金・会費、退会、権利・義務等
第3章 役員等(組織) 役員や事務局など組織構成
第4章 総会(会議) 総会を最高の意思決定機関と定めた場合は、総会に関する規定を明記します。第5章とまとめ、会議とする場合もあります
第5章 役員会(会議) 役員会、その他の意思決定機関、運営機関の定めです
第6章 会計(資産および会計) 会計年度、会計方法、資産管理方法など
第7章 会則の変更(会則の変更および解散) 規約の変更方法や団体の解散方法など
第8章 附則 その他の付帯的な事項

名刺を持って出かけよう

仕事以外の、自分の活動についての名刺を持っていますか?小さい紙面ですが、名刺にはたくさんの情報が盛り込めます。名前と連絡先の他に、裏面を使って、活動内容・告知なども入れてみましょう。ホームページ・ブログ・facebookのアドレスを入れておくと「詳しくはWEBで!」もできますね。
作るときは、個人としての名刺なのか、団体メンバーとしての名刺なのかをはっきりさせましょう。団体でお揃いのデザインやロゴマークなどを決めておくのもいいでしょう。連絡先は住所・電話・メールアドレス全部を記載しなくてもOKです。
名刺を作ったら、いつもカバンに入れておき、イベント、交流会、講座など、人の集まるところへ行くときも必ず持って行きましょう。特に、一度にたくさんの方とお会いするときは、名刺があると助かります。パソコンで作るのもよし、あえて手書きの名刺でアピールもよし。顔写真、似顔絵、QRコードも効果的です。印象的な名刺なら、顔と名前を覚えてもらうのに一役買ってくれるでしょう。
きっかけづくり、つながりづくり、話題提供など、たくさんの役割がある名刺で、活動の輪、支援の輪を広げませんか。

(例)個人として

名前(ふりがな)
個人連絡先(携帯電話番号、メールアドレス等
所属団体名①、ブログアドレス
所属団体名②、ホームページアドレス
所属団体名③、facebookアドレス
活動内容、得意分野、出身地、趣味、その他

(例)団体の一員として団体名、ロゴマーク
役職名、名前(ふりがな)

団体連絡先(電話・FAX・メールアドレス・事務所住所など)
団体のホームページ
団体の事業紹介、直近のイベント告知
寄付のお願い、その他 

パソコン、プリンターで簡単に作れます!自分で名刺を作ってみよう!
家電量販店のパソコン関連商品売り場等で名刺用紙を購入
用紙のメーカーのサイトから作成ソフトをダウンロード
ソフトを使って、名前、連絡先などを入力、できあがりを確認して用紙に印刷
※ソフトについて、作成方法の詳細は各メーカーのサイトでご覧ください