公益財団法人かわさき市民活動センター

2017年2月4日（土）午後1時半～4時半開催
会場：川崎市総合福祉センター（エポックなかはら）5階ボランティア交流室
参加者21名
講師：手塚 明美(てづか あけみ）さん
認定NPO法人 藤沢市市民活動推進連絡会
副理事長・事務局長 ・協働コーディネーター
藤沢市をはじめ、神奈川県及び他都市の審議会や委員会、官民問わず、補助金・助成金の審査員を務めています。
本年度より、大学の非常勤講師として、ボランティアを通じた若者の人材育成事業を手掛けています。
どの活動も、市民目線を軸に、伸びようとする目を見守る温かさとおおらかさにあふれています。

2016年度の最後を飾るパワーアップセミナーは、認定NPO法人藤沢市市民活動推進連絡会の手塚明美さんを講師にお迎えして、「誰でも書ける！作れる！団体のための事業報告書作成術」というテーマでお話をしていただきました。
最初に、目の前のA4の紙を４つに折る作業をしました。手塚さんは「どのように折るか」の指示は出されなかったので、折り方は人によって異なる結果となりました。つまり、「紙を４つに折ってください」という一見単純な依頼でも、具体的に「どう折ってほしいか」をきちんと伝えないと、人によって受け取り方が異なることの実証からセミナーは始まりました。活動報告書も同じで、読む人に活動が「伝わる」ように意識をすることがポイントです。

次に企業のCSRレポートやNPOの活動報告書から各自1冊選んで読んでもらい、自己紹介をしながら、
１）なぜその報告書を選んだのか
２）目についたところ
３）気になったところ
４）気に入ったところ
を発表してもらいました。普段はあまり目にすることがない法人が作成した報告書を読むことで、「人に読んでもらうためにどのような点が工夫されている」のか、また「読みやすい」「わかりやすい」「わかりにくい」の理由を整理して客観的に捉えることは、人に「伝わる」報告書を作成する上でのヒントになります。

報告書には事業報告・財務関係報告・対外的に提出する報告など色々な種類がありますが、「なぜ報告をするのか」を考える必要があります。
報告書作成については、
１）目的と使命を確認するため
２）信頼と理解を得るため
という２つの理由があります。
「何のための誰の活動か」「なぜ活動しているのか」目的と使命を明確にし、団体の情報は組織内で共有をして何が情報開示できるか話し合い、活動を外に向けて発信します。そのツールの１つが「報告書」であり、他者からの信頼と理解を得るために存在します。外に向けた情報発信では、団体の「資源」「活力」「魅力」を伝え、具体的にどんな支援を必要としているのか、手間をかけしっかり考えて作ることが大切です。

さらに「使える報告書」は、日々の動き（活動と資金）やメモ、写真、メールなどによる記録報告の積み重ねであるというお話がありました。つまり、日々の動きや報告の積み重ねが企画書や年間事業進捗や財産管理などの一次資料となり、それを基に、行政向け報告書・総会用報告書などを作成します。
さらに記録で残した写真などのデータは、文字だけではなく見れば伝わるツールとしては重要であり、チラシや報告書の作成に活用できます。
「誰でも書ける！作れる！団体のための事業報告書作成術」のポイントは、
１）動いた時に動いた人が書き残し
２）必要なときに必要な事柄を
３）可能な情報は公開して、
これらを元にまとめます。
また、「伝わるコツ」は、１）わかりやすい言葉をつかい、２）写真やグラフを活用し、誰に向けての報告書なのか、対象と目的に合わせて必要な素材をまとめて作成することがポイントとなります。
【参加者アンケート】
「本当に誰でもわかる、書ける内容の講座でした。目的より成果をより具体的に書くことが大切だということ。新しい企画は日々の報告書から―ということに納得」
「メモの収集が報告書の基本。一次報告書の重要性（「一にスピード、二に精度」の繰り返し）」
「目的より成果をより具体的に書くことが大切だということ。新しい企画は日々の報告書から―ということに納得。」
「各表題に対して、説明内容でわかりやすい」
「エキス、やる気が出ました。やっぱり記録、報告書は重要ですね」